PQI Consultant –“Kesederhanaan adalah jalan terpendek menuju kecantikan”, Filosofi Yunani

1. Mencapai value dengan jumlah pekerjaan sesedikit mungkin.

Komponen penting dari perawatan Lean, dan sesuatu yang perlu diperhatikan secara serius. “Dalam industry healthcare, value berada pada pekerjaan yang mengubah bentuk, kesesuaian atau fungsi dari perawatan atau proses,” kata Dr. Platchek. “Value yang dimaksudkan bertujuan membantu mengurangi rasa sakit atau menghilangkan penderitaan.”

Berpikir “Lean” dalam pengaturan rumah sakit mempertimbangkan definisi value dari perspektif pasien dan menempatkan perubahan klinis yang efisien untuk memberikan perawatan yang memiliki value. Prinsip lean adalah perubahan pola pikir, dimulai dari melihat perawatan klinis sebagai serangkaian tugas yang harus diselesaikan secepat mungkin hingga proses yang dapat terus ditingkatkan untuk mencapai tujuan atau hasil yang berguna bagi pasien. Ini bukan berarti bahwa dokter dalam organisasi kesehatan Lean perlu bekerja lebih lama, menghabiskan lebih banyak waktu dengan setiap pasien. Justru sebaliknya, tujuan Lean Hospital adalah untuk “mencapai hasil yang terbaik dengan jumlah pekerjaan paling sedikit,” kata Dr. Platchek.

Dr Platchek mengatakan bahwa rumah sakitnya telah mengalami perbaikan drastis sejak membuat perubahan sederhana itu. Dan perubahan itu membuat hidup para dokter lebih mudah karena mereka tidak harus kembali ke catatan dari jam yang lalu ketika membuat pesanan di akhir long shift.

2. Memotong waste dari model pengiriman perawatan.

Salah satu hal yang menjadi pokok pada penerapan lean adalah menghilangkan kerugian dan pemborosan (waste) pada proses. Prinsip Lean adalah ketika proses tidak memberikan value akan terhitung waste, seperti waktu menunggu pasien yang terlalu lama dan protokol dokumentasi yang tidak perlu. Oleh karena itu, perlu ada identifikasi value dari setiap pekerjaan yang dilakukan untuk memastikan kebutuhannya.

Identifikasi delapan kategori waste dan contoh seperti apa waste yang ada di rumah sakit dapat dilihat pada tabel di bawah ini :

Waste tersebut dapat dihilangkan dengan meningkatkan value pada proses pengerjaan, misalnya ruang persediaan yang selama ini diposisikan berada jauh dari perawat dan pasien yang membutuhkan, setelah adanya analisis, persediaan dipindahkan di samping tempat tidur pasien sesuai dengan kebutuhannya. Salah satu contoh visi ke depan dalam menerapkan continuous flow di rumah sakit adalah ketika pasien masuk dari pintu rumah sakit, pasien langsung diarahkan ke ruang persiapan operasi. Segera setelah pasien siap, ruang operasi dan tim serta semua kebutuhan operasi sudah selesai disiapkan. Setelah operasi selesai dilaksanakan, pasien segera dipindahkan ke ruang penyembuhan dengan peralatan dan tim perawat yang juga sudah siap, begitu runtut hingga pasien keluar dari rumah sakit. Implementasi ini tentunya membutuhkan kerjasama dari semua bagian dari pekerja lapangan hingga manajemen rumah sakit.

3. Mengidentifikasi value streams.

Value streams mengacu pada serangkaian langkah apa pun yang menciptakan produk yang berguna. Cara meningkatkan aliran nilai adalah mengurangi waste dan menciptakan proses yang mengalir ke output yang memiliki value. Apakah yang disebut value di dunia perawatan kesehatan? Value adalah aktivitas atau tindakan yang dilakukan dan mau dibayar oleh pasien. Value juga merupakan proses pembuatan system untuk menciptakan perawatan yang menyeluruh dan tanpa masalah untuk mendukung pasien, produk, dan/atau jasa seiring perubahannya.

Value streams akan memberikan transparansi yang memudahkan pekerja medis melakukan improvement terhadap pekerjaannya. Memetakan value stream membantu pekerja medis melakukan observasi terhadap pekerjaannya untuk melihat apa yang sesungguhnya terjadi pada perjalanan pasien dari awal masuknya hingga keluar. Value stream mapping juga akan membantu mengidentifikasi masalah, persepsi pekerja terhadap masalah, dan mengikutsertakan pekerja medis langsung dalam meningkatkan kualitas dari prosesnya. Representasi dari pasien dan keluarganya juga merupakan bagian penting dari melakukan value stream mapping untuk memahami pengalaman mereka selama menjalani dan mendampingi perawatan.

PQI Consultant –“Harmony makes small things grow, lack of it makes great things decay”, Sallust

Open Window Theory

Open window theory mengajarkan: jika kita ingin menyelesaikan masalah, kita diharapkan untuk melihat dulu hal-hal dasar (basic, sederhana), setelah itu baru beranjak ke hal-hal yang lebih rumit. Sebagai analogi, suatu ketika kita menemukan suatu ruangan yang sangat dingin (biasanya ruangan tersebut hangat),kita ingin mencari tahu kenapa ruangan ini tidak seperti biasanya. Menurut teori ini,  kita diminta untuk melakukan checking pada kondisi-kondisi dasar terlebih dahulu. Lakukan pengecheckan: apakah semua jendela-jendela sudah tertutup sehingga angin yang dingin dari luar tidak masuk, apakah perapian sudah menyala, dst. Jika belum teratasi, baru  kita melakukan pengechekan yang lebih kompleks/rumit misalnya melakukan pengechekan sistim insulasi di dinding dst.

Inilah yang terkadang terjadi dalam problem solving, alih-alih ingin terlihat canggih dan modern, segala persoalan yang muncul langsung kita selesaikan dengan improvement tools yang canggih. Setelah selesai kita merasa bangga, karena bisa memperlihatkan kelihaian kita dalam penggunaan problem solving tools.

5S sebagai budaya

Banyak perusahaan sudah terbukti membuat kondisi kerja menjadi lebih produktif dengan penerapan budaya 5S. Mereka berhasil melakukan edukasi yang berawal dari Why. Why berarti menejalaskan mengapa kita perlu 5S (reason). Dengan memahami reason, karyawan akan lebih mudah mendapatkan maknanya sehingga motivasi karyawan dalam melakukan 5 S akan terus terjaga dalam waktu yang lama. Jika mindset sudah terbentuk, sikap dan prilaku akan lebih mudah dibentuk. Setelah itu baru bicara How-nya, artinya bagaimana/metodologi implementasi 5 S.