PQI Consultant –“Kesederhanaan adalah jalan terpendek menuju kecantikan”, Filosofi Yunani

Dalam satu workshop yang dihadiri oleh para posisi kunci di perusahaan, dibahas banyak hal terkait dengan issue-issue pencapain target tahun sebelumnya; secara spesifik:  Mengapa target yang sudah dicanangkan tidak tercapai. Seperti biasa, di awal sesi, Fasilitator mengawalinya dengan satu paparan ringan untuk membuka diskusi, kemudian disusul pemaparan pencapaian target tahun sebelumnya oleh salah satu “big boss” di perusahaan itu. Dari angka-anagka yang dipaparkan (dalam bentuk grafik), terlihat jelas, target dari tahun ke tahun menunjukan trend menjauh dari target yang ditetapkan tiap tahunnya. Setelah itu, big boss “bertitah” untuk membedah kenapa target tidak tercapai beserta perumusan action plan untuk tahun ini. Tentunya dengan harapan, target tahun ini bisa tercapai!

Diskusipun dimulai, setiap peserta diskusi dengan antusias memberikan pandangan dan analisanya. Ada yang menyoroti, tidak tercapai karena memang kondisi eksternal yang tidak kondusif beberapa tahun terakhir. Ada juga yang berpendapat, perlu ada teknik-teknik baru untuk memperbaiki kinerja yang ada saat ini. Ada juga yang berpandangan bahwa perusahaan akhir-akhir ini kurang support, terlihat dari budget iklan yang terus dipotong. Ada satu pendapat yang cukup menarik perhatian peserta, “kenapa kita tidak coba melihat, apakah kita sudah punya dasar yang kuat?”.  “jangan-jangan, selama ini kita berjalan namun fondasi kita goyang, jangankan untuk berlari, untuk berjalan pun pondasi kita tidak bisa men-support”. “Kenapa kita tidak back to basics!”

5S, basic untuk operational excellent

5S(Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke) , siapa tidak kenal dengan yang satu ini. Setiap masuk di perusahaan, banyak slogan terkait dengan 5S. Namun terkadang, slogan hanyalah slogan, apa yang terjadi di lapangan jauh dari slogan yang dipampang.

Filosofi 5S adalah pendekatan yang sederhana untuk meningkatkan visual control di area kerja, meningkatkan visibilitas proses, meningkatkan potensi problem solving dan biasanya dijalankan bersamaan dengan praktek-praktek peningkatan kinerja. Konsep 5S juga sesuai  untuk diterapkan baik di lingkungan manufaktur ataupun pelayanan.

5S merupakan tool sederhana untuk mengurangi tingkat gangguan di area kerja. Tool “housekeeping” ini akan secara positif memengaruhi visibilitas proses, keselamatan, dan kinerja karyawan.

PQI Consultant –“Harmony makes small things grow, lack of it makes great things decay”, Sallust

Open Window Theory

Open window theory mengajarkan: jika kita ingin menyelesaikan masalah, kita diharapkan untuk melihat dulu hal-hal dasar (basic, sederhana), setelah itu baru beranjak ke hal-hal yang lebih rumit. Sebagai analogi, suatu ketika kita menemukan suatu ruangan yang sangat dingin (biasanya ruangan tersebut hangat),kita ingin mencari tahu kenapa ruangan ini tidak seperti biasanya. Menurut teori ini,  kita diminta untuk melakukan checking pada kondisi-kondisi dasar terlebih dahulu. Lakukan pengecheckan: apakah semua jendela-jendela sudah tertutup sehingga angin yang dingin dari luar tidak masuk, apakah perapian sudah menyala, dst. Jika belum teratasi, baru  kita melakukan pengechekan yang lebih kompleks/rumit misalnya melakukan pengechekan sistim insulasi di dinding dst.

Inilah yang terkadang terjadi dalam problem solving, alih-alih ingin terlihat canggih dan modern, segala persoalan yang muncul langsung kita selesaikan dengan improvement tools yang canggih. Setelah selesai kita merasa bangga, karena bisa memperlihatkan kelihaian kita dalam penggunaan problem solving tools.

5S sebagai budaya

Banyak perusahaan sudah terbukti membuat kondisi kerja menjadi lebih produktif dengan penerapan budaya 5S. Mereka berhasil melakukan edukasi yang berawal dari Why. Why berarti menejalaskan mengapa kita perlu 5S (reason). Dengan memahami reason, karyawan akan lebih mudah mendapatkan maknanya sehingga motivasi karyawan dalam melakukan 5 S akan terus terjaga dalam waktu yang lama. Jika mindset sudah terbentuk, sikap dan prilaku akan lebih mudah dibentuk. Setelah itu baru bicara How-nya, artinya bagaimana/metodologi implementasi 5 S.